Pese a que el concepto de acción preventiva, se suprimió con la publicación de la ISO 9001: 2015 lo que en su oportunidad, fue ampliamente difundido, he podido evidenciar en repetidas oportunidades, con cierta preocupación, que en las empresas los colaboradores y también, más de algún auditor o consultor, quizás por la fuerza de la costumbre, aún no han aplicado el requerido cambio de paradigma y siguen considerando el concepto de Acción Preventiva, sin tomar en cuenta, lo estipulado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) al respecto.

En la anterior edición ISO 9001, la acción preventiva en un SGC estaba encaminada a minimizar o eliminar definitivamente, la posibilidad de ocurrencia de una No Conformidad, (NC) u otra situación potencial no deseada, para eliminar la causa raíz. En ocasiones, la incorrecta interpretación del concepto generaba más de alguna confusión, por lo que algunos consultores optaban por denominar toda acción como preventiva.

ISO 9001:2015, debidamente estudiado el tema, desestimo el concepto y para quitarle importancia, el objetico primordial, sigue siendo la prevención, quedando ahora consignada, en toda la norma, bajo el concepto de pensamiento basado en riesgos, de esta forma la acción preventiva sigue presente. Lo importante es tener presente que la denominación ya no se utiliza, evitando así, toda clase de confusiones.

Lo expuesto, no significa en forma alguna, que las acciones preventivas dejen de estar presentes, solo fueron reemplazados por los conceptos: Pensamiento basado en riesgos y Mejora continua.

El primero de estos, busca reducir los factores de riesgo dejándolos en un nivel aceptable para la organización. Es de responsabilidad de la alta dirección en conjunto con los lideres de proceso formular estrategias tendientes a identificar potenciales eventos y proporcionar al SGC, una seguridad adecuada para el eficiente logro de los objetivos propios del SGC, de la organización.

Por su parte la mejora continua, busca optimizar de manera permanente, la eficacia del SGC, evaluando todos los resultados. La empresa además de la revisión de la alta dirección tiene que considerar todas las oportunidades de mejora y establecer las acciones necesarias para investigar las causas que están originado un bajo rendimiento en alguna de sus respectivas áreas, alineando sus procesos y logrando un claro entendimiento por parte de todos, para así lograr el incremento en la productividad tan anhelado.

La correcta aplicación del concepto y adecuada interpretación de este hace posible que las organizaciones alineen sus procesos logrando un claro entendimiento por parte de todos, para así lograr eficiencia con el consiguiente incremento en la productividad deseado.

Frente a esta realidad, es pertinente, resaltar la importancia de tener absoluta claridad respecto del tema en comento. Resulta de alta conveniencia, entonces insistir acerca de la trascendencia de evitar distorsiones entre el mensaje que entiende el receptor y lo que quiere decir realmente el emisor. No es adecuado entonces, que en los diferentes estamentos de la empresa se continue hablando de acción preventiva, cuando lo que en realidad desean decir que la empresa por medio del pensamiento basado en riesgo busca minimizar los factores que podrían causar desviaciones en los resultados previstos y para lograrlo, debe eliminar los efectos negativos y optimizar las oportunidades.

Se estima pertinente entonces insistir que en la actual ISO 9001: 2015, no considera el concepto acción preventiva, por lo cual tenemos que eliminarlo de nuestro lenguaje profesional y aplicar de forma proactiva el de pensamiento basado en riesgo para entregar productos y servicios que satisfagan los requerimientos del cliente y a la vez cumplan con los temas legales y reglamentarios.

Este enfoque, implica que la empresa debe considerar que en las áreas y/ o procesos en los cuales es más probable se generen problemas de calidad, representados por la presencia de un conjunto de datos erróneos, con la consiguiente falta de confiabilidad que garantice su uso. Por lo que resulta importante destacar entonces, que la calidad de los datos permite a la empresa tomar decisiones en forma eficaz ya que estos están intrínsicamente conectados con la capacidad requerida para el logro de sus objetivos posibilitándole estar permanentemente actualizada respecto de las amenazas del complejo entorno actual y de los riesgos asociados.

Lo anterior trae consigo, la necesidad de identificar y controlar el riesgo que puede provocar un cambio no deseado, estableciendo acciones precisas para minimizarlo o eliminarlo definitivamente. En todo caso el objeto sigue siendo el mismo y no es otro que, adelantarse a la aparición de problemas representados por una no conformidad y cumplir a cabalidad, con el requisito referido a la mejora continua.

Resulta importante tener presente entonces, que el fondo del asunto no está referido a la norma en sí. El problema tiene su origen en la cultura de algunas organizaciones que centran su estrategia en el principio de acción y reacción y buscan soluciones tomando decisiones después de la aparición de problemas, lo que representa una reacción adoptada una vez ocurrido el hecho, dicho en palabras simples, cuando la No Conformidad ya estuvo presente, constituyendo una acción correctiva. Hecho de común ocurrencia en la empresa chilena.

Destaca entonces frente a esta realidad, la importancia de una efectiva y eficiente gestión del riesgo, frente a lo cual, la empresa actual debe atribuir la importancia que realmente requiere el hecho de contar con estrategias proactivas, destinadas a prevenir situaciones indeseadas y problemas con las clientes normalmente evidenciadas por asuntos tales como: